Cách in tất cả tệp đính kèm Gmail nhanh chóng

Câu trả lời nhanh: Gmail không có tính năng “in tất cả tệp đính kèm” tích hợp sẵn, và không có tiện ích mở rộng Chrome nào in tệp đính kèm thay bạn — việc in luôn diễn ra trên chính máy tính của bạn. Con đường nhanh nhất gồm hai bước: tải hàng loạt mọi tệp đính kèm từ các email bạn đã chọn vào một thư mục hoặc tệp ZIP, rồi chọn các tệp đó và in chúng cùng nhau từ trình quản lý tệp. Tiện ích Bulk-Save Gmail đảm nhận phần chậm chạp — nó kéo tệp đính kèm ra khỏi hàng chục email chỉ với một cú nhấp — nên bước in ở cuối chỉ mất vài giây.

Nếu bạn đã đi tìm cách in mọi tệp đính kèm trong hộp thư đến và trở về tay không, thì không phải bạn bỏ sót một cài đặt nào đâu. Tính năng đó không tồn tại. Nhưng công việc này vẫn dễ dàng một khi bạn hiểu việc in thực sự diễn ra ở đâu và cách bỏ qua phần đang lãng phí thời gian của bạn.

Tại sao Gmail không thể in tất cả tệp đính kèm của bạn

Gmail chưa bao giờ được xây dựng để in tệp. Nó là một trình email, còn việc in là chức năng của hệ điều hành hoặc bất kỳ ứng dụng nào mở tệp — trình đọc PDF, trình xem ảnh, hộp thoại in của trình duyệt.

Vì vậy, nút “in tất cả” bị thiếu không phải là một thiếu sót mà bạn có thể tìm cách khắc phục ngay trong Gmail. Nút thắt thực sự là lấy các tệp ra ngoài. Gmail giữ tệp đính kèm gắn chặt với từng email riêng lẻ. Không có màn hình nào hiển thị mọi tệp đính kèm trong một nhãn hoặc kết quả tìm kiếm như một bộ có thể in được. Nếu bạn muốn in 40 hóa đơn đến trong 40 email riêng biệt, thiết kế của Gmail buộc bạn phải mở từng cái và tải tệp xuống bằng tay trước khi bất cứ thứ gì đến được máy in.

Vòng lặp thủ công đó mới là vấn đề thực sự. In chỉ là bước cuối dễ dàng.

Cách thủ công (và tại sao nó cực nhọc)

Đây là quy trình in tệp đính kèm Gmail khi không có công cụ nào:

1. Mở một email.
2. Di chuột lên tệp đính kèm và nhấp tải xuống (hoặc mở nó trong trình xem).
3. Mở tệp đã tải xuống.
4. Nhấn Ctrl+P / Cmd+P và in.
5. Quay lại Gmail. Lặp lại với email tiếp theo.

Với một hai tệp đính kèm thì không sao. Nhưng với cả tháng biên lai, cả thư mục hợp đồng đã ký, hay mọi bức ảnh khách hàng gửi qua email, đó là một cực hình. Nút “Tải tất cả tệp đính kèm xuống” theo từng email của Gmail giúp được chút ít — nó nén các tệp của một email lại với nhau — nhưng bạn vẫn phải làm từng email một, rồi giải nén từng tệp lưu trữ riêng biệt. Không có phiên bản nào của cách này xử lý được nhiều email cùng lúc ngay trong Gmail.

Cách nhanh: Tải hàng loạt, rồi in

Lối tắt là ngừng vật lộn với thiết kế từng-cái-một của Gmail và kéo mọi tệp đính kèm ra trong một lượt duy nhất. Một khi tất cả các tệp nằm trong một thư mục, việc in chúng cùng nhau trở nên đơn giản.

Quy trình:

1. Tải hàng loạt mọi tệp đính kèm từ các email bạn đã chọn về một nơi — một thư mục Google Drive hoặc một tệp ZIP duy nhất.
2. Mở thư mục trên máy tính của bạn (tải thư mục Drive xuống hoặc giải nén tệp lưu trữ).
3. Chọn tất cả các tệp, nhấp chuột phải và chọn In — hoặc mở chúng trong ứng dụng phù hợp và in từ đó.

Hệ điều hành của bạn lo phần còn lại. Trên Windows, việc chọn tệp và nhấp chuột phải chọn In sẽ gửi các định dạng được hỗ trợ (PDF, hình ảnh, tài liệu Office) đến máy in theo lô. Trên macOS, kéo các tệp vào máy in của bạn trong danh sách Printers, hoặc mở chúng trong Preview và in cùng nhau. Thay đổi then chốt là bạn chỉ làm phần tẻ nhạt — trích xuất — một lần duy nhất cho cả bộ.

Phương pháp nào thực sự cho phép bạn in hàng loạt

Điều rút ra trung thực từ bảng trên: không có tiện ích mở rộng nào in tệp đính kèm cho bạn. Bất cứ thứ gì tuyên bố như vậy thực chất chỉ đang làm bước tải xuống. Thứ đáng tự động hóa chính là việc tải xuống — và đó chính xác là nút thắt mà một công cụ lưu hàng loạt loại bỏ.

Tiện ích Bulk-Save Gmail phù hợp ở đâu

Bulk-Save Gmail làm đúng phần chậm chạp duy nhất và không nhận vơ điều nó không thể làm. Nói rõ: nó không in. Nó tải hàng loạt.

Bạn chọn bất kỳ nhóm email nào trong Gmail, nhấp một lần, và mọi tệp đính kèm từ tất cả các email đó sẽ nằm trong Google Drive của bạn — được tự động sắp xếp vào các thư mục theo ngày — hoặc tải xuống dưới dạng một tệp ZIP duy nhất. Điều đó gói gọn vòng lặp “mở 30 email và tải từng tệp một” thành một thao tác duy nhất. Từ đó, in là bước cục bộ dễ dàng: mở thư mục Drive (hoặc giải nén), chọn các tệp và gửi chúng đến máy in cùng lúc.

Vài điều quan trọng khi bạn xử lý tài liệu của người khác:

• Nó chạy 100% phía máy khách — tệp đính kèm đi thẳng vào Drive của bạn hoặc một tệp ZIP mà không đi qua máy chủ bên thứ ba.
• Nó không xóa email của bạn và không vượt qua chế độ bảo mật.
• Gói miễn phí cho phép 7 tệp đính kèm mỗi ngày; Pro là $4.99/tháng để dùng không giới hạn.

Vậy nên sự phân công ở đây trung thực và đơn giản: tiện ích lấy tệp của bạn ra khỏi Gmail thật nhanh, còn máy tính của bạn in chúng. Xem tất cả tính năng để biết cách lưu theo lô và sắp xếp trên Drive hoạt động ra sao.

Tham khảo nhanh

• Gmail không có tính năng in tất cả tệp đính kèm — việc in diễn ra trên máy tính của bạn, không phải trong Gmail.
• Không có tiện ích mở rộng Chrome nào in tệp đính kèm — những tiện ích hữu ích thì tải xuống hàng loạt để bạn có thể in cả thư mục.
• Con đường nhanh: tải hàng loạt tất cả tệp đính kèm → mở thư mục → chọn tệp → nhấp chuột phải chọn In.
• Nút “Tải tất cả xuống” theo từng email của Gmail chỉ nén tệp của một email; nó không bao quát được nhiều email.
• Windows: chọn tệp → nhấp chuột phải → In. macOS: kéo vào máy in, hoặc mở và in cùng nhau.
• Bulk-Save Gmail kéo tệp đính kèm từ nhiều email chỉ với một cú nhấp vào Drive hoặc tệp ZIP, 100% phía máy khách.

Bước in chưa bao giờ là phần khó — trích xuất tệp mới là phần khó. Cài đặt tiện ích Bulk-Save Gmail miễn phí, lưu mọi tệp đính kèm vào một thư mục Drive hoặc tệp ZIP chỉ với một cú nhấp, rồi in cả bộ từ máy tính của bạn trong vài giây. Bài đọc liên quan: tải hàng loạt tệp đính kèm Gmail về Google Drive và công cụ trích xuất tệp đính kèm Gmail.