Pesan di Luar Kantor Gmail: 12 Templat (2026)

Balasan di luar kantor memberi tahu pengirim bahwa Anda sedang tidak di tempat dan kapan Anda kembali. Gmail menyebut ini vacation responder. Anda menyetelnya sekali, dan Gmail menjawab email masuk untuk Anda sampai hari terakhir. Panduan ini menunjukkan penyiapan di desktop dan seluler, memberi Anda 12 pesan untuk disalin, dan membahas pengaturan yang sering dilewati panduan lain.

Jawaban singkat: Untuk menyetel pesan di luar kantor di Gmail, buka Settings → See all settings → General dan gulir ke Vacation responder. Pilih Vacation responder on, atur hari pertama dan terakhir, ketik subjek dan pesan, lalu klik Save Changes. Gmail membalas sekali per pengirim, lalu lagi hanya setelah empat hari, dan melewati spam serta milis.

Jawaban 30 detik

Buka Settings → See all settings → General. Gulir ke Vacation responder. Pilih Vacation responder on, atur tanggal dan pesan, lalu klik Save Changes. Gmail membalas sekali kepada setiap orang yang mengirim email kepada Anda selama fitur ini menyala. Gmail melewati email yang mendarat di Spam dan pesan yang dikirim ke milis.

Bagaimana cara menyetel balasan di luar kantor di desktop?

Vacation responder ada di pengaturan Gmail. Ikuti langkah ini di peramban web.

1. Klik ikon roda gigi di kanan atas.
2. Klik See all settings.
3. Tetap di tab General dan gulir ke bawah.
4. Temukan Vacation responder dan pilih Vacation responder on.
5. Atur First day. Tambahkan Last day jika Anda tahu tanggal kembali.
6. Ketik Subject dan pesan Anda.
7. Klik Save Changes.

Dua detail menentukan cara kerjanya:

• First day dan last day bersifat inklusif. Gmail memulai balasan di awal hari pertama dan berhenti di akhir hari terakhir, menurut zona waktu akun Anda.
• Tanpa last day berarti fitur berjalan sampai Anda menghentikannya. Biarkan hari terakhir kosong untuk cuti tanpa tanggal akhir, lalu matikan secara manual saat Anda kembali.

Cara menyetel pesan di luar kantor di aplikasi Gmail seluler

Anda bisa menyalakan responder dari ponsel. Pengaturan ada di aplikasi, bukan di peramban seluler.

Di Android:

1. Buka aplikasi Gmail.
2. Ketuk ikon menu, lalu Settings.
3. Ketuk akun Anda.
4. Ketuk Vacation responder.
5. Nyalakan, atur tanggal dan pesan, lalu ketuk Done.

Di iPhone atau iPad:

1. Buka aplikasi Gmail.
2. Ketuk ikon menu, lalu Settings.
3. Di bawah Compose and Reply, ketuk Vacation responder.
4. Nyalakan, atur tanggal dan pesan, lalu ketuk Save.

Balasan bekerja sama di desktop dan seluler. Anda hanya perlu menyetelnya di satu tempat.

12 templat di luar kantor yang bisa Anda salin

Salin pesan mana pun di bawah dan ubah detail di dalam kurung. Buat singkat, berikan tanggal kembali, dan sebutkan kontak untuk hal yang mendesak.

1. Umum / standar

Subject: Di luar kantor Terima kasih atas email Anda. Saya sedang di luar kantor hingga [date] dengan akses email yang terbatas. Saya akan membalas setelah kembali. Untuk urusan mendesak, silakan hubungi [name] di [email].

2. Pendek dan minimal

Subject: Tidak di tempat Saya tidak di tempat hingga [date] dan akan membalas setelah kembali. Terima kasih atas kesabaran Anda.

3. Cuti medis

Subject: Di luar kantor Saya sedang cuti medis dan tidak bekerja hingga [date]. Saya tidak akan membaca email selama periode ini. Untuk hal yang mendesak, silakan hubungi [name] di [email], yang dapat membantu selama saya tidak ada.

4. Cuti orang tua

Subject: Sedang cuti orang tua Saya sedang cuti orang tua hingga [date] dan tidak akan memeriksa email. Untuk urusan mendesak, silakan hubungi [name] di [email]. Saya akan membalas pesan Anda setelah kembali.

5. Liburan / cuti

Subject: Selamat liburan — saya tidak di tempat Terima kasih atas email Anda. Saya sedang liburan dan akan kembali pada [date]. Saya menantikan untuk terhubung kembali saat itu. Untuk kebutuhan mendesak, silakan hubungi [name] di [email].

6. Konferensi atau acara

Subject: Di [conference name] Saya sedang menghadiri [conference name] hingga [date] dan akses email saya terbatas. Saya akan merespons pesan Anda setelah kembali ke meja kerja. Untuk hal yang terikat waktu, silakan hubungi [name] di [email].

7. Pekerja lepas / kontraktor

Subject: Di luar kantor Terima kasih telah menghubungi. Saya tidak di meja kerja hingga [date] dan akan membalas pertanyaan proyek setelah kembali. Untuk proyek yang sedang berjalan, silakan hubungi [name] di [email] untuk dukungan.

8. Internal (untuk rekan kerja)

Subject: Tidak di tempat hingga [date] Saya tidak di tempat hingga [date]. [Name] menggantikan pekerjaan saya — hubungi mereka di [email] untuk hal yang tidak bisa menunggu. Saya akan merapikan Inbox setelah kembali.

9. Eksternal (untuk klien)

Subject: Di luar kantor Terima kasih atas email Anda. Saat ini saya sedang di luar kantor dan akan kembali pada [date]. Pesan Anda penting bagi saya, dan saya akan merespons sesegera mungkin. Untuk bantuan segera, silakan hubungi [name] di [email].

10. Memeriksa email sesekali

Subject: Tidak di tempat, memeriksa email sesekali Saya tidak di tempat hingga [date] dan hanya memeriksa email sesekali. Harap maklum jika balasan lebih lambat dari biasanya. Untuk urusan mendesak, silakan hubungi [name] di [email] agar mendapat respons lebih cepat.

11. Serah terima peran dengan kontak bernama

Subject: Di luar kantor — [name] menggantikan Saya sedang di luar kantor hingga [date]. Selama periode ini, [name] menangani tanggung jawab saya dan dapat dihubungi di [email] atau [phone]. Mohon arahkan semua permintaan kepada mereka agar mendapat balasan cepat.

12. Dwibahasa (Indonesia + Spanyol)

Subject: Di luar kantor / Fuera de la oficina Saya sedang di luar kantor hingga [date] dan akan membalas setelah kembali. Untuk urusan mendesak, hubungi [name] di [email]. Estoy fuera de la oficina hasta el [date] y responderé a mi regreso. Para asuntos urgentes, contacte a [name] en [email].

Catatan tentang nada: sesuaikan pesan dengan audiens. Buat balasan internal singkat. Beri klien kalimat yang lebih hangat dan kontak yang jelas. Jangan pernah menjanjikan tanggal balasan yang tidak bisa Anda penuhi.

Kirim balasan hanya ke kontak, atau ke semua orang?

Secara bawaan, vacation responder membalas hampir semua orang yang mengirim email kepada Anda. Satu kotak centang mempersempit itu.

Di vacation responder, centang Only send a response to people in my Contacts. Gmail lalu hanya membalas pengirim yang tersimpan di kontak Anda, dan tetap diam kepada orang lain. Gunakan ini untuk membalas otomatis rekan kerja dan klien, tetapi tidak buletin atau orang asing.

Gmail sudah melindungi Anda dari lingkaran balasan. Gmail menjawab setiap pengirim sekali, lalu menunggu empat hari sebelum membalas orang itu lagi. Gmail juga melewati email yang mendarat di Spam dan pesan yang dikirim ke milis.

Pesan di luar kantor berulang atau terjadwal

Gmail tidak punya vacation responder berulang. Pengaturan ini memakai satu tanggal mulai dan satu tanggal akhir. Google Workspace memakai jendela tanggal tunggal yang sama. Untuk pola mingguan atau bulanan, Anda menyalakan responder lagi setiap kali.

Jangan samakan ini dengan Google Calendar. Acara Out of office di Calendar bisa berulang dan bisa menolak rapat. Acara itu tidak mengirim balasan otomatis Gmail.

Add-on pihak ketiga bisa menyalakan dan mematikan responder menurut jadwal yang Anda atur. Google tidak mendokumentasikan balasan Gmail berulang secara bawaan.

Untuk sentuhan yang lebih ringan, padukan responder dengan filter yang memberi label atau meneruskan email selama Anda tidak di tempat. Lihat resep filter Gmail untuk aturan yang menata email masuk, dan panduan penerusan email Gmail untuk mengarahkannya ke rekan yang menggantikan.

Bagaimana cara mematikan vacation responder?

Gmail membuat balasan mudah dihentikan.

Saat responder menyala, Gmail menampilkan spanduk kuning di bagian atas Inbox dengan subjek responder. Klik End now di spanduk itu untuk mematikannya segera.

Anda juga bisa mematikannya di pengaturan:

1. Buka Settings → See all settings → General.
2. Gulir ke Vacation responder.
3. Pilih Vacation responder off.
4. Klik Save Changes.

Jika Anda mengatur last day, Gmail mematikan balasan sendiri di akhir hari itu. Anda tidak perlu kembali ke pengaturan kecuali Anda ingin menghentikannya lebih awal. Saat Anda kembali, merapikan Inbox dengan cepat membantu — lihat cara menangani tumpukan dengan email terarsip di Gmail. Lampiran yang tiba selama Anda tidak di tempat bisa menunggu dalam satu batch. Save Bulk Gmail Attachments menyimpannya ke Drive setelah Anda kembali.

Sebelum Anda log off

Setel responder sehari lebih awal dan kirim email uji ke diri sendiri untuk mengonfirmasi kata-katanya. Sebutkan kontak sungguhan untuk urusan mendesak, dan berikan tanggal kembali yang jelas. Tiga kebiasaan itu mengubah balasan otomatis biasa menjadi pesan yang benar-benar membantu orang yang menunggu Anda.