Tin vắng mặt Gmail: cài đặt + 12 mẫu 2026

Tin vắng mặt báo người gửi rằng bạn đi vắng và khi nào bạn trở lại. Gmail gọi tính năng này là vacation responder. Bạn cài một lần, và Gmail trả lời email đến giúp bạn đến ngày cuối. Hướng dẫn này chỉ cách cài trên máy tính và điện thoại, đưa bạn 12 mẫu để sao chép, và nêu các tùy chọn mà hầu hết hướng dẫn bỏ qua.

Trả lời nhanh: Để cài tin vắng mặt trong Gmail, mở Settings → See all settings → General và cuộn đến Vacation responder. Chọn Vacation responder on, đặt ngày đầu và ngày cuối, gõ Subject và nội dung, rồi nhấp Save Changes. Gmail trả lời một lần mỗi người gửi, rồi chỉ trả lời lại sau bốn ngày, và bỏ qua spam cùng danh sách thư.

Câu trả lời trong 30 giây

Mở Settings → See all settings → General. Cuộn đến Vacation responder. Chọn Vacation responder on, đặt ngày và tin nhắn, rồi nhấp Save Changes. Gmail trả lời một lần mỗi người gửi thư cho bạn khi tính năng đang bật. Nó bỏ qua thư rơi vào Spam và thư gửi tới danh sách thư.

Làm sao để cài tin vắng mặt trên máy tính?

Vacation responder nằm trong cài đặt Gmail. Làm theo các bước này trong trình duyệt.

1. Nhấp biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải.
2. Nhấp See all settings.
3. Ở lại thẻ General và cuộn xuống cuối.
4. Tìm Vacation responder và chọn Vacation responder on.
5. Đặt First day. Thêm Last day nếu bạn biết ngày trở lại.
6. Gõ Subject và tin nhắn của bạn.
7. Nhấp Save Changes.

Hai chi tiết quyết định cách nó chạy:

• First day và Last day tính cả hai đầu. Gmail bắt đầu trả lời từ đầu ngày đầu và dừng ở cuối ngày cuối, theo múi giờ của tài khoản.
• Không có Last day nghĩa là nó chạy đến khi bạn tắt. Để trống ngày cuối cho kỳ nghỉ chưa chốt ngày về, rồi tắt bằng tay khi bạn trở lại.

Cách cài tin vắng mặt trong ứng dụng Gmail trên điện thoại

Bạn bật responder từ điện thoại. Tùy chọn nằm trong ứng dụng, không nằm trong trình duyệt di động.

Trên Android:

1. Mở ứng dụng Gmail.
2. Chạm biểu tượng menu, rồi Settings.
3. Chạm tài khoản của bạn.
4. Chạm Vacation responder.
5. Bật lên, đặt ngày và tin nhắn, rồi chạm Done.

Trên iPhone hoặc iPad:

1. Mở ứng dụng Gmail.
2. Chạm biểu tượng menu, rồi Settings.
3. Dưới Compose and Reply, chạm Vacation responder.
4. Bật công tắc, đặt ngày và tin nhắn, rồi chạm Save.

Tin trả lời chạy giống nhau trên máy tính và điện thoại. Bạn chỉ cần cài ở một nơi.

12 mẫu tin vắng mặt bạn có thể sao chép

Sao chép bất kỳ tin nào dưới đây và đổi các chi tiết trong ngoặc. Giữ ngắn, nêu ngày trở lại, và nêu một người liên hệ cho việc khẩn cấp.

1. Chung / tiêu chuẩn

Subject: Vắng mặt Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi đang vắng mặt đến hết [ngày] và chỉ truy cập email hạn chế. Tôi sẽ trả lời khi trở lại. Việc khẩn cấp, vui lòng liên hệ [tên] tại [email].

2. Ngắn và tối giản

Subject: Vắng mặt Tôi vắng mặt đến hết [ngày] và sẽ trả lời sau khi trở lại. Cảm ơn bạn đã thông cảm.

3. Nghỉ điều trị

Subject: Vắng mặt Tôi đang nghỉ điều trị và không làm việc đến hết [ngày]. Tôi sẽ không đọc email trong thời gian này. Việc khẩn cấp, vui lòng liên hệ [tên] tại [email], người có thể hỗ trợ khi tôi vắng.

4. Nghỉ nuôi con

Subject: Đang nghỉ nuôi con Tôi đang nghỉ nuôi con đến hết [ngày] và sẽ không kiểm tra email. Việc khẩn cấp, vui lòng liên hệ [tên] tại [email]. Tôi sẽ trả lời tin nhắn của bạn sau khi trở lại.

5. Nghỉ lễ / kỳ nghỉ

Subject: Chúc kỳ nghỉ vui vẻ — tôi đang vắng Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi đang nghỉ lễ và sẽ trở lại vào [ngày]. Tôi rất mong được kết nối lại khi đó. Nhu cầu khẩn cấp, vui lòng liên hệ [tên] tại [email].

6. Hội nghị hoặc sự kiện

Subject: Đang dự [tên hội nghị] Tôi đang dự [tên hội nghị] đến hết [ngày] và chỉ truy cập email hạn chế. Tôi sẽ phản hồi tin nhắn của bạn khi trở lại bàn làm việc. Việc gấp về thời gian, vui lòng liên hệ [tên] tại [email].

7. Cộng tác viên tự do / nhà thầu

Subject: Vắng mặt Cảm ơn bạn đã liên hệ. Tôi vắng bàn làm việc đến hết [ngày] và sẽ trả lời các yêu cầu dự án khi trở lại. Dự án đang chạy, vui lòng liên hệ [tên] tại [email] để được hỗ trợ.

8. Nội bộ (cho đồng nghiệp)

Subject: Vắng mặt đến hết [ngày] Tôi vắng đến hết [ngày]. [Tên] đang phụ trách công việc của tôi — liên hệ họ tại [email] cho việc không thể chờ. Tôi sẽ dọn hộp thư khi trở lại.

9. Bên ngoài (cho khách hàng)

Subject: Vắng mặt Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi hiện đang vắng mặt và sẽ trở lại vào [ngày]. Tin nhắn của bạn rất quan trọng với tôi, và tôi sẽ phản hồi sớm nhất có thể. Cần hỗ trợ ngay, vui lòng liên hệ [tên] tại [email].

10. Thỉnh thoảng kiểm tra email

Subject: Vắng mặt, thỉnh thoảng kiểm tra email Tôi vắng mặt đến hết [ngày] và chỉ thỉnh thoảng kiểm tra email. Hãy chờ phản hồi chậm hơn bình thường. Việc khẩn cấp, vui lòng liên hệ [tên] tại [email] để được trả lời nhanh hơn.

11. Bàn giao việc với người liên hệ được nêu tên

Subject: Vắng mặt — [tên] đang phụ trách Tôi vắng mặt đến hết [ngày]. Trong thời gian này, [tên] phụ trách công việc của tôi và có thể liên hệ tại [email] hoặc [điện thoại]. Vui lòng chuyển mọi yêu cầu cho họ để được trả lời kịp thời.

12. Song ngữ (tiếng Việt + tiếng Anh)

Subject: Vắng mặt / Out of office Tôi vắng mặt đến hết [ngày] và sẽ trả lời khi trở lại. Việc khẩn cấp, liên hệ [tên] tại [email]. I am out of the office until [date] and will reply on my return. For urgent matters, contact [name] at [email].

Ghi chú về giọng điệu: khớp tin nhắn với đối tượng. Giữ tin nội bộ ngắn. Cho khách hàng một câu ấm hơn và một người liên hệ rõ. Đừng hứa ngày trả lời mà bạn không giữ được.

Gửi trả lời chỉ cho danh bạ, hay cho mọi người?

Theo mặc định, vacation responder trả lời gần như mọi người gửi thư cho bạn. Một hộp đánh dấu thu hẹp phạm vi đó.

Trong vacation responder, đánh dấu Only send a response to people in my Contacts. Gmail khi đó chỉ trả lời những người gửi đã lưu trong danh bạ, và im lặng với mọi người khác. Dùng để tự trả lời đồng nghiệp và khách hàng, nhưng không trả lời bản tin hay người lạ.

Gmail đã bảo vệ bạn khỏi vòng lặp trả lời. Nó trả lời mỗi người gửi một lần, rồi chờ bốn ngày trước khi trả lời người đó lần nữa. Nó cũng bỏ qua thư rơi vào Spam và thư gửi tới danh sách thư.

Tin vắng mặt lặp lại hoặc lên lịch

Gmail không có vacation responder lặp lại. Tùy chọn dùng một ngày bắt đầu và một ngày kết thúc. Google Workspace dùng cùng một cửa sổ ngày duy nhất. Với lịch hàng tuần hoặc hàng tháng, bạn bật lại responder mỗi lần.

Đừng nhầm với Google Calendar. Một sự kiện Out of office trên Calendar có thể lặp và có thể từ chối cuộc họp. Nó không gửi tự trả lời Gmail.

Một tiện ích bổ sung bên thứ ba có thể bật và tắt responder theo lịch bạn đặt. Google không ghi trong tài liệu một tự trả lời Gmail lặp lại có sẵn.

Để chạm nhẹ hơn, ghép responder với một bộ lọc gắn nhãn hoặc chuyển tiếp thư khi bạn vắng. Xem các công thức bộ lọc Gmail cho các quy tắc sắp thư đến, và hướng dẫn chuyển tiếp email Gmail để đưa thư tới đồng nghiệp đang phụ trách.

Làm sao để tắt vacation responder?

Gmail làm cho việc dừng trả lời rất dễ.

Khi responder đang bật, Gmail hiện một dải vàng trên đầu hộp thư đến với Subject của responder. Nhấp End now trên dải đó để tắt ngay.

Bạn cũng tắt trong cài đặt:

1. Mở Settings → See all settings → General.
2. Cuộn đến Vacation responder.
3. Chọn Vacation responder off.
4. Nhấp Save Changes.

Nếu bạn đặt Last day, Gmail tự tắt trả lời ở cuối ngày đó. Bạn không cần quay lại cài đặt trừ khi muốn dừng sớm. Khi bạn trở lại, một lượt dọn hộp thư nhanh sẽ giúp — xem cách xử lý đống thư tồn với email đã lưu trữ trong Gmail. Tệp đính kèm đến khi bạn vắng có thể chờ trong một lô. Save Bulk Gmail Attachments lưu chúng vào Drive sau khi bạn trở lại.

Trước khi bạn đăng xuất

Bật responder sớm một ngày và gửi cho chính mình một email thử để xác nhận lời văn. Nêu một người liên hệ thật cho việc khẩn cấp, và đưa một ngày trở lại rõ. Ba thói quen đó biến một tin tự trả lời cơ bản thành tin thực sự giúp những người đang chờ bạn.