15 Resep Filter Gmail untuk Merapikan Inbox

Filter Gmail adalah aturan tersimpan. Filter mengawasi email yang cocok dengan kriteria Anda, lalu bertindak — memberi label, mengarsipkan, memberi bintang, atau menghapus — secara otomatis. Anda sudah tahu filter ada. Panduan ini melewatkan teori dan memberi Anda 15 resep siap pakai untuk ditempel hari ini, lalu menunjukkan cara membuat filter sendiri.

Jawaban singkat: Filter Gmail adalah aturan tersimpan. Filter mencocokkan email berdasarkan kriteria pencarian, lalu menerapkan tindakan seperti label, arsip, bintang, atau hapus. Klik ikon filter di bilah pencarian, ketik kriteria, dan klik Create filter. Lalu pilih tindakan dan simpan. Centang “Also apply filter to matching conversations” untuk menjalankan aturan pada email yang sudah ada.

Jawaban 30 detik

Filter Gmail punya dua bagian: kriteria pencarian dan tindakan otomatis. Buka ikon filter di bilah pencarian. Ketik kriteria. Klik Create filter. Lalu pilih tindakan — pasang label, lewati Inbox, beri bintang, atau hapus.

15 resep filter Gmail

Berikut 15 filter yang melakukan pekerjaan sungguhan. Masing-masing menampilkan kriteria persis yang diketik dan tindakan yang diatur. Salin kriteria ke jendela filter, lalu pilih tindakan yang cocok.

Jinakkan buletin dan promosi

Email massal adalah sumber kebisingan Inbox terbesar. Filter ini memindahkannya dari jalan sebelum Anda melihatnya.

1. Label otomatis satu buletin. Kriteria: list:news@example.com. Tindakan: pasang label bernama Buletin dan centang Skip the Inbox. Operator list: memakai alamat milis, bukan wildcard — salin alamat dari baris List-Unsubscribe buletin atau dari kolom From, dan tambahkan satu filter per daftar yang ingin Anda arsipkan.

2. Diamkan satu pengirim yang mendesak. Kriteria: from:promo@retailer.com. Tindakan: pasang label dan Skip the Inbox, atau Delete it jika Anda tidak pernah membukanya. Ganti dengan alamat yang membanjiri Anda.

3. Redam tab Promotions. Kriteria: category:promotions. Tindakan: Skip the Inbox dan Mark as read. Email diskon tetap bisa dicari tetapi berhenti mengganggu Anda dengan jumlah tebal.

Tata kuitansi dan pesanan

Catatan pembelian layak disimpan tetapi mengotori Inbox. Beri label saat tiba dan temukan yang mana pun dalam hitungan detik.

4. Kumpulkan kuitansi dan faktur. Kriteria: subject:(receipt OR invoice OR order OR payment). Tindakan: pasang label bernama Kuitansi. Setiap catatan pembelian mendarat di satu tempat untuk masa pajak.

5. Lacak pembaruan pengiriman. Kriteria: subject:(shipped OR tracking OR delivery OR dispatched). Tindakan: pasang label bernama Pengiriman. Ikuti setiap paket tanpa berburu di Inbox.

6. Kelompokkan pemesanan perjalanan. Kriteria: subject:(itinerary OR reservation OR booking OR boarding). Tindakan: pasang label bernama Perjalanan dan Star it. Penerbangan dan hotel tetap bersama sebelum perjalanan.

Utamakan orang yang penting

Beberapa pengirim tidak boleh pernah terlewat. Filter ini menjaga mereka tetap terlihat dan keluar dari spam.

7. Beri bintang email dari atasan Anda. Kriteria: from:boss@company.com. Tindakan: Star it dan Never send it to Spam. Pengirim penting tetap terlihat dan aman.

8. Lindungi pengirim kunci dari spam. Kriteria: from:accounts@yourbank.com. Tindakan: Never send it to Spam dan pasang label. Peringatan bank tidak pernah hilang ke folder spam.

9. Arsip otomatis notifikasi yang berisik. Kriteria: from:(no-reply@ OR notifications@). Tindakan: Skip the Inbox dan Mark as read. Peringatan aplikasi tetap bisa dicari tetapi meninggalkan Inbox tenang.

Arahkan email berdasarkan alias dan proyek

Filter bisa menata email berdasarkan siapa yang mengirim atau alamat mana yang menerima. Gunakan itu untuk memisahkan aliran kerja Anda.

10. Tata email yang dikirim ke plus alias. Kriteria: to:you+shopping@gmail.com. Tindakan: pasang label bernama Belanja. Gmail mengirimkan setiap alamat dengan +tag, jadi beri setiap pendaftaran alias sendiri dan filter.

11. Labeli klien atau proyek. Kriteria: from:(@clientdomain.com). Tindakan: pasang label bernama Klien. Setiap pesan dari satu perusahaan berkumpul di bawah satu label.

12. Teruskan jenis email tertentu. Kriteria: from:leads@yoursite.com. Tindakan: Forward it to seorang rekan. Prospek baru mencapai orang yang tepat sendiri. Tambahkan alamat di Settings dan konfirmasi tautan verifikasi atau kode angka lebih dulu. Gmail menyembunyikan alamat di opsi filter sampai verifikasi selesai.

Kumpulkan lampiran berat

File besar diam-diam mengisi 15 GB penyimpanan Anda. Beri label lebih dulu, lalu bersihkan dalam satu langkah.

13. Labeli lampiran terbesar Anda. Kriteria: has:attachment larger:10M. Tindakan: pasang label bernama Lampiran besar. Setiap email berat berkumpul di bawah satu label, siap untuk pembersihan nanti. Catatan: larger: mengukur seluruh pesan, bukan satu lampiran.

14. Tangkap PDF besar. Kriteria: filename:pdf larger:5M. Tindakan: pasang label bernama PDF besar. Laporan dan pindaian yang memakan penyimpanan tetap terlihat.

15. Tandai email berat untuk ditinjau. Kriteria: has:attachment larger:5M. Tindakan: pasang label bernama Tinjau. Buka label sekali sebulan dan bersihkan yang tidak lagi Anda butuhkan.

Bagaimana cara membuat filter di Gmail?

Bangun resep mana pun di atas dalam enam langkah.

1. Klik ikon filter di kanan bilah pencarian Gmail.
2. Ketik kriteria di kolom, misalnya has:attachment larger:10M.
3. Klik Create filter di bagian bawah jendela.
4. Centang tindakan yang Anda inginkan, seperti Apply the label atau Skip the Inbox.
5. Pilih atau buat label jika tindakan Anda membutuhkannya.
6. Klik Create filter lagi untuk menyimpan aturan.

Cara menerapkan filter ke email yang sudah ada

Secara bawaan, filter hanya bekerja pada email baru. Untuk menyapu email yang sudah ada di Inbox, centang satu kotak tambahan.

1. Bangun filter dan sampai ke langkah tindakan.
2. Centang Also apply filter to matching conversations di bagian bawah.
3. Klik Create filter.

Gmail lalu menjalankan aturan di setiap percakapan yang cocok sekaligus. Gunakan untuk memberi label tumpukan kuitansi, atau untuk mengarsipkan berbulan-bulan notifikasi lama dalam satu langkah.

Satu tindakan dikecualikan. Filter yang meneruskan email hanya berlaku untuk pesan baru, bahkan saat Anda mencentang kotak. Gmail tidak pernah mengirim ulang email yang sudah Anda terima.

Memfilter dengan operator: OR, wildcard, dan beberapa alamat

Filter menerima operator yang sama dengan pencarian Gmail. Gabungkan untuk mencocokkan tepat email yang Anda maksud.

Dua catatan tentang operator. Gmail tidak punya wildcard sungguhan untuk kata sebagian, jadi invoic* tidak bekerja — daftar variannya dengan OR atau { } sebagai gantinya. Untuk memfilter beberapa alamat Anda sendiri, kelompokkan: to:(you@gmail.com OR you@work.com).

Cara mengedit, menonaktifkan, atau menghapus filter

Kelola setiap filter dari satu layar.

1. Klik ikon roda gigi, lalu See all settings.
2. Buka tab Filters and Blocked Addresses.
3. Temukan filter di daftar.
4. Klik edit untuk mengubah kriteria atau tindakannya, atau delete untuk mencabutnya.

Gmail tidak punya sakelar jeda. Untuk menghentikan filter tanpa kehilangannya, edit filter dan kosongkan tindakannya, atau hapus dan bangun lagi nanti. Untuk label yang dibuat filter, lihat cara menghapus label di Gmail tanpa kehilangan email di bawahnya.

Apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan filter has:attachment

Filter has:attachment kuat untuk satu hal: filter ini mengumpulkan email yang sarat lampiran di bawah sebuah label agar Anda bisa menemukannya. Di situlah kekuatannya atas lampiran berakhir.

Filter bekerja pada seluruh email. Filter bisa memberi label, bintang, mengarsipkan, atau menghapus pesan. Filter tidak bisa masuk ke dalam dan mencabut satu lampiran, dan tidak bisa menyimpan atau mengunduh filenya. Gmail tidak punya aturan yang memisahkan file dari email yang membawanya. Untuk menyimpan lampiran setelah Anda memberi label email, gunakan Save Bulk Gmail Attachments.

Jadi gunakan filter sebagai langkah satu. Labeli email berat dengan has:attachment larger:10M, lalu bertindak pada label itu:

• Untuk melihat tepat email mana yang memakan penyimpanan, temukan lampiran besar di Gmail dan urutkan berdasarkan ukuran.
• Untuk merebut kembali ruang, hapus email itu secara massal di Gmail setelah Anda menyimpan apa pun yang layak disimpan.
• Jika akun Anda sudah di langit-langit, panduan penyimpanan Gmail penuh menuntun setiap tempat gigabyte bersembunyi.

Filter melakukan penataan. Pembersihan terpisah yang membebaskan ruang.

Jaga filter Anda tetap bekerja

Filter menua dengan baik, tetapi Inbox Anda berubah. Tinjau daftar Anda setiap beberapa bulan. Hapus aturan yang tidak lagi Anda butuhkan, dan rapatkan yang menangkap terlalu banyak atau terlalu sedikit. Daftar filter pendek yang Anda percaya mengalahkan daftar panjang yang Anda lupakan. Mulai dengan dua atau tiga resep di atas, amati seminggu, lalu tambahkan lagi.