Fuori ufficio in Gmail: 12 modelli (2026)

Una risposta fuori ufficio dice ai mittenti che sei assente e quando rientri. Gmail chiama questa funzione Vacation responder. La imposti una volta e Gmail risponde alle email in arrivo fino all’ultimo giorno. Questa guida mostra la configurazione su desktop e mobile, ti dà 12 messaggi da copiare e copre le impostazioni che le altre guide saltano.

Risposta rapida: Per impostare un messaggio fuori ufficio in Gmail, apri Settings → See all settings → General e scorri fino a Vacation responder. Seleziona Vacation responder on, imposta il primo e l’ultimo giorno, digita oggetto e messaggio, poi fai clic su Save Changes. Gmail risponde una volta per mittente, poi di nuovo solo dopo quattro giorni, e salta spam e mailing list.

La risposta in 30 secondi

Apri Settings → See all settings → General. Scorri fino a Vacation responder. Seleziona Vacation responder on, imposta date e messaggio, poi fai clic su Save Changes. Gmail risponde una volta a ogni persona che ti scrive mentre è acceso. Salta la posta che finisce in Spam e i messaggi inviati a una mailing list.

Come imposto una risposta fuori ufficio sul desktop?

Il Vacation responder sta nelle impostazioni di Gmail. Segui questi passaggi in un browser.

1. Fai clic sull’icona a ingranaggio in alto a destra.
2. Fai clic su See all settings.
3. Resta sulla scheda General e scorri in fondo.
4. Trova Vacation responder e seleziona Vacation responder on.
5. Imposta il First day. Aggiungi un Last day se sai la data di rientro.
6. Digita un Subject e il tuo messaggio.
7. Fai clic su Save Changes.

Due dettagli decidono il comportamento:

• First day e Last day sono inclusivi. Gmail avvia la risposta all’inizio del primo giorno e la ferma alla fine dell’ultimo giorno, nel fuso orario del tuo account.
• Senza Last day resta acceso finché non lo spegni. Lascia l’ultimo giorno vuoto per un’assenza aperta, poi spegnilo a mano al rientro.

Come impostare il fuori ufficio nell’app Gmail sul telefono

Puoi accendere il responder dal telefono. L’impostazione sta nell’app, non nel browser mobile.

Su Android:

1. Apri l’app Gmail.
2. Tocca l’icona del menu, poi Settings.
3. Tocca il tuo account.
4. Tocca Vacation responder.
5. Accendilo, imposta date e messaggio, poi tocca Done.

Su iPhone o iPad:

1. Apri l’app Gmail.
2. Tocca l’icona del menu, poi Settings.
3. Sotto Compose and Reply, tocca Vacation responder.
4. Accendilo, imposta date e messaggio, poi tocca Save.

La risposta funziona allo stesso modo su desktop e mobile. Devi impostarla in un solo posto.

12 modelli fuori ufficio da copiare

Copia uno qualsiasi dei messaggi sotto e cambia i dettagli tra parentesi. Tienilo breve, dai una data di rientro e indica un contatto per le urgenze.

1. Generale / standard

Subject: Fuori ufficio Grazie per la tua email. Sono fuori ufficio fino al [date] con accesso limitato alla posta. Risponderò al mio rientro. Per urgenze, contatta [name] a [email].

2. Breve e minimale

Subject: Assente Sono assente fino al [date] e risponderò al mio rientro. Grazie per la pazienza.

3. Congedo medico

Subject: Fuori ufficio Sono in congedo medico e lontano dal lavoro fino al [date]. Non leggerò le email in questo periodo. Per qualsiasi urgenza, contatta [name] a [email], che può aiutarti in mia assenza.

4. Congedo parentale

Subject: In congedo parentale Sono in congedo parentale fino al [date] e non controllerò le email. Per urgenze, rivolgiti a [name] a [email]. Risponderò al tuo messaggio al mio rientro.

5. Festività / ferie

Subject: Buone feste — sono assente Grazie per la tua email. Sono in ferie per le feste e rientro il [date]. Sarà un piacere ricollegarci allora. Per urgenze, contatta [name] a [email].

6. Conferenza o evento

Subject: A [conference name] Sto partecipando a [conference name] fino al [date] e avrò un accesso limitato alle email. Risponderò al tuo messaggio quando sarò di nuovo alla scrivania. Per ciò che è urgente, contatta [name] a [email].

7. Freelance / consulente

Subject: Fuori ufficio Grazie per avermi scritto. Sono lontano dalla scrivania fino al [date] e risponderò alle richieste di progetto al mio rientro. Per i progetti attivi, contatta [name] a [email] per assistenza.

8. Interno (per i colleghi)

Subject: OOO fino al [date] Sono fuori fino al [date]. [Name] copre il mio lavoro — scrivi a [email] per ciò che non può aspettare. Svuoterò la posta al mio rientro.

9. Esterno (per i clienti)

Subject: Fuori ufficio Grazie per la tua email. Al momento sono fuori ufficio e rientro il [date]. Il tuo messaggio è importante e risponderò appena possibile. Per assistenza immediata, contatta [name] a [email].

10. Controllo email a intermittenza

Subject: Assente, controllo le email di tanto in tanto Sono assente fino al [date] e controllo le email solo di tanto in tanto. Aspettati una risposta più lenta del solito. Per urgenze, contatta [name] a [email] per una risposta più rapida.

11. Passaggio di consegne con contatto nominato

Subject: Fuori ufficio — [name] è il riferimento Sono fuori ufficio fino al [date]. In questo periodo [name] gestisce le mie responsabilità e si raggiunge a [email] o [phone]. Invia tutte le richieste a quella persona per una risposta rapida.

12. Bilingue (italiano + inglese)

Subject: Fuori ufficio / Out of office Sono fuori ufficio fino al [date] e risponderò al mio rientro. Per urgenze, contatta [name] a [email]. I am out of the office until [date] and will reply on my return. For urgent matters, contact [name] at [email].

Una nota sul tono: adatta il messaggio al destinatario. Tieni brevi le risposte interne. Dai ai clienti una riga più calda e un contatto chiaro. Non promettere mai una data di risposta che non puoi rispettare.

Rispondere solo ai contatti, o a tutti?

Di default, il Vacation responder risponde a quasi chiunque ti scrive. Una casella restringe il raggio.

Nel Vacation responder, spunta Only send a response to people in my Contacts. Gmail risponde allora solo ai mittenti salvati nei contatti e resta in silenzio con tutti gli altri. Usalo per rispondere in automatico a colleghi e clienti, ma non alle newsletter o agli sconosciuti.

Gmail ti protegge già da un loop di risposte. Risponde a ogni mittente una volta, poi aspetta quattro giorni prima di rispondere di nuovo a quella persona. Salta anche la posta che finisce in Spam e i messaggi inviati a una mailing list.

Fuori ufficio ricorrente o programmato

Gmail non ha un Vacation responder ricorrente. L’impostazione usa una data di inizio e una di fine. Google Workspace usa la stessa finestra di date singola. Per uno schema settimanale o mensile, riaccendi il responder ogni volta.

Non confondere questo con Google Calendar. Un evento Out of office di Calendar può ripetersi e può rifiutare le riunioni. Non invia una risposta automatica di Gmail.

Un componente aggiuntivo di terze parti può accendere e spegnere il responder secondo un calendario che imposti. Google non documenta una risposta Gmail ricorrente nativa.

Per un tocco più leggero, abbina il responder a un filtro che etichetta o inoltra la posta mentre sei via. Vedi le ricette di filtri Gmail per regole che smistano la posta in arrivo, e la guida all’inoltro email di Gmail per indirizzarla a un collega di copertura.

Come spengo il Vacation responder?

Gmail rende facile fermare la risposta.

Mentre il responder è acceso, Gmail mostra un banner giallo in cima alla posta in arrivo con l’oggetto del responder. Fai clic su End now in quel banner per spegnerlo subito.

Puoi anche spegnerlo nelle impostazioni:

1. Apri Settings → See all settings → General.
2. Scorri fino a Vacation responder.
3. Seleziona Vacation responder off.
4. Fai clic su Save Changes.

Se hai impostato un Last day, Gmail spegne la risposta da solo alla fine di quel giorno. Non devi tornare alle impostazioni, a meno che tu non voglia fermarla prima. Al rientro, una pulizia rapida della casella aiuta: vedi come gestire l’arretrato con le email archiviate in Gmail. Gli allegati arrivati mentre eri via possono aspettare in un unico lotto. Save Bulk Gmail Attachments li salva su Drive dopo il rientro.

Prima di staccare

Imposta il responder un giorno prima e mandati un’email di prova per confermare il testo. Indica un contatto reale per le urgenze e dai una data di rientro chiara. Queste tre abitudini trasformano una risposta automatica di base in un messaggio che aiuta davvero chi ti aspetta.