15 ricette di filtri Gmail per pulire la posta

Un filtro Gmail è una regola salvata. Guarda la posta che corrisponde ai tuoi criteri, poi agisce: etichetta, archivia, mette una stella o elimina, in automatico. Sai già che i filtri esistono. Questa guida salta la teoria e ti dà 15 ricette pronte da incollare oggi, poi mostra come costruirne una tua.

Risposta rapida: Un filtro Gmail è una regola salvata. Trova la posta con i criteri di ricerca, poi applica un’azione come etichetta, archivio, stella o eliminazione. Fai clic sull’icona del filtro nella barra di ricerca, digita i criteri e fai clic su Create filter. Poi scegli l’azione e salva. Spunta “Also apply filter to matching conversations” per far girare la regola sulla posta già presente.

La risposta in 30 secondi

Un filtro Gmail ha due parti: criteri di ricerca e un’azione automatica. Apri l’icona del filtro nella barra di ricerca. Digita i criteri. Fai clic su Create filter. Poi scegli un’azione: applica un’etichetta, salta Inbox, metti una stella o elimina.

15 ricette di filtri Gmail

Ecco 15 filtri che fanno un lavoro vero. Ognuno mostra i criteri esatti da digitare e l’azione da impostare. Copia i criteri nella finestra del filtro, poi scegli l’azione corrispondente.

Domare newsletter e promozioni

La posta in blocco è la fonte più grande di rumore in Inbox. Questi filtri la spostano via prima che tu la veda.

1. Etichetta in automatico una newsletter. Criteri: list:news@example.com. Azione: applica un’etichetta chiamata Newsletter e spunta Skip the Inbox. L’operatore list: prende un indirizzo di mailing list, non un carattere jolly: copia l’indirizzo dalla riga List-Unsubscribe della newsletter o dal campo From, e aggiungi un filtro per ogni lista che vuoi archiviare.

2. Silenzia un mittente invadente. Criteri: from:promo@retailer.com. Azione: applica un’etichetta e Skip the Inbox, oppure Delete it se non le apri mai. Sostituisci con l’indirizzo che ti inonda.

3. Muta la scheda Promotions. Criteri: category:promotions. Azione: Skip the Inbox e Mark as read. Le email di saldi restano ricercabili ma smettono di importunarti con un conteggio in grassetto.

Organizzare ricevute e ordini

I record di acquisto vale la pena tenerli, ma ingombrano Inbox. Etichettali all’arrivo e trova ciascuno in pochi secondi.

4. Raccogli ricevute e fatture. Criteri: subject:(receipt OR invoice OR order OR payment). Azione: applica un’etichetta chiamata Ricevute. Ogni record di acquisto finisce in un solo posto per la dichiarazione.

5. Segui gli aggiornamenti di spedizione. Criteri: subject:(shipped OR tracking OR delivery OR dispatched). Azione: applica un’etichetta chiamata Spedizioni. Segui ogni pacco senza cacciare in Inbox.

6. Raggruppa le prenotazioni di viaggio. Criteri: subject:(itinerary OR reservation OR booking OR boarding). Azione: applica un’etichetta chiamata Viaggi e Star it. Voli e hotel restano insieme prima di un viaggio.

Dare priorità alle persone che contano

Alcuni mittenti non devono mai sfuggirti. Questi filtri li tengono visibili e fuori dallo spam.

7. Metti una stella alla posta del capo. Criteri: from:boss@company.com. Azione: Star it e Never send it to Spam. I mittenti importanti restano visibili e al sicuro.

8. Proteggi i mittenti chiave dallo spam. Criteri: from:accounts@yourbank.com. Azione: Never send it to Spam e applica un’etichetta. Gli avvisi della banca non spariscono nella cartella spam.

9. Archivia in automatico le notifiche rumorose. Criteri: from:(no-reply@ OR notifications@). Azione: Skip the Inbox e Mark as read. Gli avvisi delle app restano ricercabili ma lasciano Inbox in pace.

Smistare la posta per alias e progetto

I filtri possono ordinare la posta per chi l’ha inviata o a quale indirizzo è arrivata. Usalo per separare i flussi di lavoro.

10. Ordina la posta inviata a un alias plus. Criteri: to:you+shopping@gmail.com. Azione: applica un’etichetta chiamata Shopping. Gmail consegna qualsiasi indirizzo con un +tag, quindi dai a ogni iscrizione un alias suo e filtralo.

11. Etichetta un cliente o un progetto. Criteri: from:(@clientdomain.com). Azione: applica un’etichetta chiamata Cliente. Ogni messaggio di una società finisce sotto una sola etichetta.

12. Inoltra un tipo specifico di posta. Criteri: from:leads@yoursite.com. Azione: Forward it to un collega. I nuovi contatti raggiungono la persona giusta da soli. Aggiungi l’indirizzo in Settings e conferma prima il link di verifica o il codice numerico. Gmail nasconde l’indirizzo nelle opzioni del filtro finché la verifica non è completa.

Raccogliere gli allegati pesanti

I file grandi riempiono in silenzio i tuoi 15 GB di spazio. Etichettali prima, poi puliscili in un solo passaggio.

13. Etichetta i tuoi allegati più grandi. Criteri: has:attachment larger:10M. Azione: applica un’etichetta chiamata Allegati pesanti. Ogni email pesante si raccoglie sotto una sola etichetta, pronta per una pulizia successiva. Nota che larger: misura il messaggio intero, non un solo allegato.

14. Cattura i PDF grandi. Criteri: filename:pdf larger:5M. Azione: applica un’etichetta chiamata PDF grandi. Report e scansioni che mangiano spazio restano in vista.

15. Segna la posta pesante da rivedere. Criteri: has:attachment larger:5M. Azione: applica un’etichetta chiamata Da rivedere. Apri l’etichetta una volta al mese e togli ciò che non ti serve più.

Come creo un filtro in Gmail?

Costruisci qualsiasi ricetta sopra in sei passaggi.

1. Fai clic sull’icona del filtro a destra della barra di ricerca di Gmail.
2. Digita i criteri nei campi, per esempio has:attachment larger:10M.
3. Fai clic su Create filter in fondo alla finestra.
4. Spunta le azioni che vuoi, come Apply the label o Skip the Inbox.
5. Scegli o crea l’etichetta se l’azione ne ha bisogno.
6. Fai clic di nuovo su Create filter per salvare la regola.

Come applicare un filtro alle email già presenti

Di default, un filtro agisce solo sulla posta nuova. Per spazzare la posta già in Inbox, spunta una casella in più.

1. Costruisci il filtro e arriva al passaggio delle azioni.
2. Spunta Also apply filter to matching conversations in fondo.
3. Fai clic su Create filter.

Gmail allora fa girare la regola su ogni conversazione corrispondente in una volta. Usalo per etichettare un arretrato di ricevute, o per archiviare mesi di vecchie notifiche in un solo passaggio.

Un’azione è esclusa. Un filtro che inoltra la posta vale solo per i messaggi nuovi, anche se spunti la casella. Gmail non reinvia mai la posta che hai già ricevuto.

Filtrare con gli operatori: OR, caratteri jolly e più indirizzi

I filtri accettano gli stessi operatori della ricerca di Gmail. Combinarli ti permette di trovare esattamente la posta che intendi.

Due note sugli operatori. Gmail non ha un vero carattere jolly per parole parziali, quindi invoic* non funziona: elenca le varianti con OR o { }. Per filtrare diversi tuoi indirizzi, raggruppali: to:(you@gmail.com OR you@work.com).

Come modificare, disattivare o eliminare un filtro

Gestisci ogni filtro da una sola schermata.

1. Fai clic sull’icona a ingranaggio, poi su See all settings.
2. Apri la scheda Filters and Blocked Addresses.
3. Trova il filtro nell’elenco.
4. Fai clic su edit per cambiare criteri o azioni, o su delete per toglierlo.

Gmail non ha un interruttore di pausa. Per fermare un filtro senza perderlo, modifica il filtro e togli le azioni, oppure eliminalo e ricostruiscilo più tardi. Per le etichette che un filtro ha creato, vedi come eliminare le etichette in Gmail senza perdere la posta sotto.

Cosa un filtro has:attachment può e non può fare

Un filtro has:attachment è potente per una cosa: raccoglie la posta piena di allegati sotto un’etichetta così la trovi. Qui finisce il suo potere sugli allegati.

Un filtro agisce sull’email intera. Può etichettare, mettere una stella, archiviare o eliminare un messaggio. Non può entrare e togliere un singolo allegato, e non può salvare o scaricare i file. Gmail non ha una regola che separa un file dall’email che lo porta. Per salvare gli allegati dopo aver etichettato la posta, usa Save Bulk Gmail Attachments.

Quindi usa un filtro come primo passaggio. Etichetta la posta pesante con has:attachment larger:10M, poi agisci su quell’etichetta:

• Per vedere esattamente quali email mangiano lo spazio, trova gli allegati pesanti in Gmail e ordina per dimensione.
• Per riprenderti lo spazio, elimina quelle email in blocco in Gmail dopo aver salvato ciò che vale la pena tenere.
• Se l’account è già al tetto, la guida allo spazio Gmail esaurito percorre ogni posto in cui si nascondono i gigabyte.

Il filtro fa lo smistamento. Una pulizia separata fa la liberazione.

Tieni i filtri in funzione

I filtri invecchiano bene, ma la casella cambia. Rivedi l’elenco ogni pochi mesi. Elimina le regole che non ti servono più e stringi quelle che catturano troppo o troppo poco. Un elenco corto di filtri di cui ti fidi batte uno lungo che hai dimenticato. Parti da due o tre ricette sopra, guardale girare per una settimana, poi aggiungine altre.