15 công thức bộ lọc Gmail dọn hộp thư

Bộ lọc Gmail là một quy tắc đã lưu. Nó theo dõi thư khớp tiêu chí của bạn, rồi hành động — gắn nhãn, lưu trữ, gắn sao, hoặc xóa — một cách tự động. Bạn đã biết bộ lọc tồn tại. Hướng dẫn này bỏ qua lý thuyết và đưa bạn 15 công thức sẵn để dán vào hôm nay, rồi chỉ cách tự tạo.

Trả lời nhanh: Bộ lọc Gmail là một quy tắc đã lưu. Nó khớp thư theo tiêu chí tìm kiếm, rồi áp một hành động như nhãn, lưu trữ, sao, hoặc xóa. Nhấp biểu tượng bộ lọc trên thanh tìm kiếm, gõ tiêu chí, và nhấp Create filter. Rồi chọn hành động và lưu. Đánh dấu “Also apply filter to matching conversations” để chạy quy tắc trên thư đã có.

Câu trả lời trong 30 giây

Một bộ lọc Gmail có hai phần: tiêu chí tìm kiếm và một hành động tự động. Mở biểu tượng bộ lọc trên thanh tìm kiếm. Gõ tiêu chí. Nhấp Create filter. Rồi chọn một hành động — gắn nhãn, bỏ qua hộp thư đến, gắn sao, hoặc xóa.

15 công thức bộ lọc Gmail

Đây là 15 bộ lọc làm việc thật. Mỗi cái nêu đúng tiêu chí cần gõ và hành động cần đặt. Chép tiêu chí vào cửa sổ bộ lọc, rồi chọn hành động khớp.

Dọn bản tin và khuyến mãi

Thư hàng loạt là nguồn nhiễu lớn nhất trong hộp thư đến. Những bộ lọc này đưa chúng ra khỏi đường trước khi bạn thấy.

1. Tự gắn nhãn một bản tin. Tiêu chí: list:news@example.com. Hành động: gắn nhãn tên Newsletters và đánh dấu Skip the Inbox. Toán tử list: nhận địa chỉ danh sách thư, không phải ký tự đại diện — chép địa chỉ từ dòng List-Unsubscribe của bản tin hoặc trường From, và thêm một bộ lọc mỗi danh sách bạn muốn xếp đi.

2. Im một người gửi quá lố. Tiêu chí: from:promo@retailer.com. Hành động: gắn nhãn và Skip the Inbox, hoặc Delete it nếu bạn không bao giờ mở. Đổi sang địa chỉ đang làm ngập bạn.

3. Tắt thẻ khuyến mãi. Tiêu chí: category:promotions. Hành động: Skip the Inbox và Mark as read. Email giảm giá vẫn tìm được nhưng không còn thúc bạn bằng số đếm đậm.

Sắp xếp biên lai và đơn hàng

Hồ sơ mua hàng đáng giữ nhưng làm rối hộp thư đến. Gắn nhãn khi chúng tới và tìm bất kỳ cái nào trong vài giây.

4. Gom biên lai và hóa đơn. Tiêu chí: subject:(receipt OR invoice OR order OR payment). Hành động: gắn nhãn tên Receipts. Mọi hồ sơ mua hàng về một chỗ cho mùa thuế.

5. Theo dõi cập nhật vận chuyển. Tiêu chí: subject:(shipped OR tracking OR delivery OR dispatched). Hành động: gắn nhãn tên Shipping. Theo mọi bưu kiện mà không phải lần trong hộp thư đến.

6. Nhóm đặt chỗ du lịch. Tiêu chí: subject:(itinerary OR reservation OR booking OR boarding). Hành động: gắn nhãn tên Travel và Star it. Chuyến bay và khách sạn nằm cùng nhau trước chuyến đi.

Ưu tiên những người quan trọng

Một số người gửi không được lọt. Những bộ lọc này giữ họ hiện và ngoài spam.

7. Gắn sao thư từ sếp. Tiêu chí: from:boss@company.com. Hành động: Star it và Never send it to Spam. Người gửi quan trọng ở lại tầm mắt và an toàn.

8. Bảo vệ người gửi then chốt khỏi spam. Tiêu chí: from:accounts@yourbank.com. Hành động: Never send it to Spam và gắn nhãn. Cảnh báo ngân hàng không bao giờ biến vào thư mục spam.

9. Tự lưu trữ thông báo ồn. Tiêu chí: from:(no-reply@ OR notifications@). Hành động: Skip the Inbox và Mark as read. Cảnh báo ứng dụng vẫn tìm được nhưng để hộp thư đến yên.

Sắp thư theo bí danh và dự án

Bộ lọc có thể sắp thư theo người gửi hoặc địa chỉ nhận. Dùng điều đó để tách các luồng việc.

10. Sắp thư gửi tới bí danh dấu cộng. Tiêu chí: to:you+shopping@gmail.com. Hành động: gắn nhãn tên Shopping. Gmail giao mọi địa chỉ có +tag, nên cho mỗi lần đăng ký một bí danh riêng và lọc nó.

11. Gắn nhãn một khách hàng hoặc dự án. Tiêu chí: from:(@clientdomain.com). Hành động: gắn nhãn tên Client. Mọi thư từ một công ty nằm dưới một nhãn.

12. Chuyển tiếp một loại thư cụ thể. Tiêu chí: from:leads@yoursite.com. Hành động: Forward it to một đồng nghiệp. Khách tiềm năng mới tự tới đúng người. Thêm địa chỉ trong Settings và xác nhận liên kết xác minh hoặc mã số trước. Gmail ẩn địa chỉ trong tùy chọn bộ lọc đến khi xác minh xong.

Gom tệp đính kèm nặng

Tệp lớn âm thầm lấp 15 GB dung lượng. Gắn nhãn chúng trước, rồi dọn trong một lượt.

13. Gắn nhãn tệp đính kèm lớn nhất. Tiêu chí: has:attachment larger:10M. Hành động: gắn nhãn tên Big attachments. Mọi email nặng tụ dưới một nhãn, sẵn cho lần dọn sau. Lưu ý rằng larger: đo cả thư, không phải một tệp đính kèm.

14. Bắt PDF lớn. Tiêu chí: filename:pdf larger:5M. Hành động: gắn nhãn tên Big PDFs. Báo cáo và bản quét ngốn dung lượng ở lại tầm mắt.

15. Đánh dấu thư nặng để rà. Tiêu chí: has:attachment larger:5M. Hành động: gắn nhãn tên Review. Mở nhãn mỗi tháng một lần và dọn thứ bạn không còn cần.

Làm sao để tạo bộ lọc trong Gmail?

Tạo bất kỳ công thức trên trong sáu bước.

1. Nhấp biểu tượng bộ lọc ở bên phải thanh tìm kiếm Gmail.
2. Gõ tiêu chí vào các ô, ví dụ has:attachment larger:10M.
3. Nhấp Create filter ở cuối cửa sổ.
4. Đánh dấu các hành động bạn muốn, chẳng hạn Apply the label hoặc Skip the Inbox.
5. Chọn hoặc tạo nhãn nếu hành động cần một nhãn.
6. Nhấp Create filter lần nữa để lưu quy tắc.

Cách áp dụng bộ lọc cho email đã có

Theo mặc định, bộ lọc chỉ tác động thư mới. Để quét thư đã nằm trong hộp thư đến, đánh dấu thêm một hộp.

1. Tạo bộ lọc và tới bước hành động.
2. Đánh dấu Also apply filter to matching conversations ở cuối.
3. Nhấp Create filter.

Gmail khi đó chạy quy tắc trên mọi chuỗi thư khớp cùng lúc. Dùng để gắn nhãn đống biên lai tồn, hoặc lưu trữ nhiều tháng thông báo cũ trong một lượt.

Một hành động bị loại. Bộ lọc chuyển tiếp thư chỉ áp dụng cho thư mới, kể cả khi bạn đánh dấu hộp. Gmail không bao giờ gửi lại thư bạn đã nhận.

Lọc với toán tử: OR, ký tự đại diện, và nhiều địa chỉ

Bộ lọc nhận cùng các toán tử như tìm kiếm Gmail. Kết hợp chúng để khớp đúng thư bạn muốn.

Hai ghi chú về toán tử. Gmail không có ký tự đại diện thật cho từ một phần, nên invoic* không chạy — hãy liệt kê các biến thể bằng OR hoặc { }. Để lọc vài địa chỉ của chính bạn, nhóm chúng: to:(you@gmail.com OR you@work.com).

Cách sửa, tắt, hoặc xóa một bộ lọc

Quản lý mọi bộ lọc từ một màn hình.

1. Nhấp biểu tượng bánh răng, rồi See all settings.
2. Mở thẻ Filters and Blocked Addresses.
3. Tìm bộ lọc trong danh sách.
4. Nhấp edit để đổi tiêu chí hoặc hành động, hoặc delete để gỡ.

Gmail không có công tắc tạm dừng. Để dừng một bộ lọc mà không mất nó, sửa bộ lọc và xóa các hành động, hoặc xóa rồi tạo lại sau. Với những nhãn mà bộ lọc đã tạo, xem cách xóa nhãn trong Gmail mà không mất thư bên dưới.

Bộ lọc has:attachment làm được và không làm được gì

Một bộ lọc has:attachment mạnh ở một việc: nó gom thư nặng tệp đính kèm dưới một nhãn để bạn tìm được. Đó là chỗ sức mạnh của nó với tệp đính kèm kết thúc.

Bộ lọc tác động cả email. Nó có thể gắn nhãn, gắn sao, lưu trữ, hoặc xóa một thư. Nó không với vào trong và gỡ một tệp đính kèm, và không lưu hoặc tải các tệp. Gmail không có quy tắc tách một tệp khỏi email mang nó. Để lưu tệp đính kèm sau khi bạn gắn nhãn thư, dùng Save Bulk Gmail Attachments.

Vậy hãy dùng bộ lọc làm bước một. Gắn nhãn thư nặng bằng has:attachment larger:10M, rồi hành động trên nhãn đó:

• Để thấy đúng những email ngốn dung lượng, tìm tệp đính kèm lớn trong Gmail và sắp theo kích thước.
• Để lấy lại chỗ, xóa hàng loạt những email đó trong Gmail sau khi bạn lưu thứ đáng giữ.
• Nếu tài khoản đã chạm trần, hướng dẫn Gmail đầy dung lượng đi qua mọi chỗ gigabyte đang ẩn.

Bộ lọc lo phần sắp. Một lượt dọn riêng lo phần giải phóng.

Giữ bộ lọc chạy tốt

Bộ lọc bền theo thời gian, nhưng hộp thư đến của bạn thay đổi. Rà danh sách mỗi vài tháng. Xóa quy tắc bạn không còn cần, và siết những cái bắt quá nhiều hoặc quá ít. Một danh sách bộ lọc ngắn mà bạn tin hơn một danh sách dài bạn đã quên. Bắt đầu với hai hoặc ba công thức ở trên, theo dõi chúng chạy một tuần, rồi thêm nữa.