15 Gmail-Filter-Rezepte für einen sauberen Posteingang

Ein Gmail-Filter ist eine gespeicherte Regel. Er achtet auf Post, die zu Ihren Kriterien passt, und handelt dann — setzt Labels, archiviert, markiert mit einem Stern oder löscht — automatisch. Sie wissen bereits, dass Filter existieren. Dieser Leitfaden überspringt die Theorie und gibt Ihnen 15 fertige Rezepte zum Einfügen, und zeigt danach, wie Sie eigene bauen.

Kurze Antwort: Ein Gmail-Filter ist eine gespeicherte Regel. Er trifft Post nach Suchkriterien und wendet dann eine Aktion an, etwa ein Label, Archivieren, einen Stern oder Löschen. Klicken Sie auf das Filter-Symbol in der Suchleiste, geben Sie Ihre Kriterien ein und klicken Sie auf Create filter. Wählen Sie dann die Aktion und speichern Sie. Setzen Sie den Haken bei „Also apply filter to matching conversations“, um die Regel auf vorhandene Post anzuwenden.

Die 30-Sekunden-Antwort

Ein Gmail-Filter hat zwei Teile: Suchkriterien und eine automatische Aktion. Öffnen Sie das Filter-Symbol in der Suchleiste. Geben Sie Ihre Kriterien ein. Klicken Sie auf Create filter. Wählen Sie dann eine Aktion — ein Label setzen, den Inbox überspringen, einen Stern setzen oder löschen.

15 Gmail-Filter-Rezepte

Hier sind 15 Filter, die echte Arbeit leisten. Jeder zeigt die genauen Kriterien und die Aktion. Kopieren Sie die Kriterien ins Filterfenster und wählen Sie dann die passende Aktion.

Newsletter und Werbung bändigen

Massenpost ist die größte Quelle von Lärm im Posteingang. Diese Filter räumen sie aus dem Weg, bevor Sie sie sehen.

1. Ein Newsletter automatisch mit einem Label versehen. Kriterien: list:news@example.com. Aktion: ein Label namens Newsletters setzen und Skip the Inbox ankreuzen. Der Operator list: nimmt eine Mailinglisten-Adresse, keinen Platzhalter — kopieren Sie die Adresse aus der Zeile List-Unsubscribe des Newsletters oder aus dem Feld From und legen Sie einen Filter pro Liste an, die Sie ablegen wollen.

2. Einen aufdringlichen Absender stilllegen. Kriterien: from:promo@retailer.com. Aktion: ein Label setzen und Skip the Inbox, oder Delete it, wenn Sie sie nie öffnen. Setzen Sie die Adresse ein, die Sie überflutet.

3. Den Tab Promotions stummschalten. Kriterien: category:promotions. Aktion: Skip the Inbox und Mark as read. Werbe-E-Mails bleiben durchsuchbar, hören aber auf, mit einer fetten Zahl zu nörgeln.

Belege und Bestellungen ordnen

Kaufbelege lohnen sich, belasten aber den Posteingang. Versehen Sie sie bei der Ankunft mit einem Label und finden Sie jeden in Sekunden.

4. Belege und Rechnungen sammeln. Kriterien: subject:(receipt OR invoice OR order OR payment). Aktion: ein Label namens Receipts setzen. Jeder Kaufbeleg landet an einem Ort für die Steuer.

5. Versandupdates verfolgen. Kriterien: subject:(shipped OR tracking OR delivery OR dispatched). Aktion: ein Label namens Shipping setzen. Folgen Sie jedem Paket, ohne den Posteingang zu durchsuchen.

6. Reisebuchungen gruppieren. Kriterien: subject:(itinerary OR reservation OR booking OR boarding). Aktion: ein Label namens Travel setzen und Star it. Flüge und Hotels bleiben vor einer Reise beisammen.

Die Menschen priorisieren, die zählen

Manche Absender dürfen Sie nie übersehen. Diese Filter halten sie sichtbar und aus dem Spam.

7. Post von der Führungskraft mit einem Stern markieren. Kriterien: from:boss@company.com. Aktion: Star it und Never send it to Spam. Wichtige Absender bleiben sichtbar und sicher.

8. Wichtige Absender vor Spam schützen. Kriterien: from:accounts@yourbank.com. Aktion: Never send it to Spam und ein Label setzen. Bankhinweise verschwinden nie im Spam-Ordner.

9. Laute Benachrichtigungen automatisch archivieren. Kriterien: from:(no-reply@ OR notifications@). Aktion: Skip the Inbox und Mark as read. App-Hinweise bleiben durchsuchbar, lassen den Posteingang aber ruhig.

Post nach Alias und Projekt leiten

Filter können Post danach sortieren, wer sie gesendet hat oder welche Adresse sie empfangen hat. Nutzen Sie das, um Ihre Arbeitsstränge zu trennen.

10. Post an einen Plus-Alias sortieren. Kriterien: to:you+shopping@gmail.com. Aktion: ein Label namens Shopping setzen. Gmail stellt jede Adresse mit einem +tag zu. Geben Sie jeder Anmeldung einen eigenen Alias und filtern Sie ihn.

11. Einen Kunden oder ein Projekt mit einem Label versehen. Kriterien: from:(@clientdomain.com). Aktion: ein Label namens Client setzen. Jede Nachricht einer Firma läuft unter einem Label.

12. Eine bestimmte Art von Post weiterleiten. Kriterien: from:leads@yoursite.com. Aktion: Forward it to an eine Teamkollegin oder einen Teamkollegen. Neue Leads erreichen die richtige Person von selbst. Fügen Sie die Adresse in Settings hinzu und bestätigen Sie zuerst den Verifizierungslink oder den Zahlencode. Gmail blendet die Adresse in den Filteroptionen aus, bis die Verifizierung abgeschlossen ist.

Schwere Anhänge einfangen

Große Dateien füllen Ihre 15 GB Speicher leise. Versehen Sie sie zuerst mit einem Label und räumen Sie sie dann in einem Durchgang.

13. Ihre größten Anhänge mit einem Label versehen. Kriterien: has:attachment larger:10M. Aktion: ein Label namens Big attachments setzen. Jede schwere E-Mail sammelt sich unter einem Label, bereit für eine spätere Aufräumung. Beachten Sie, dass larger: die ganze Nachricht misst, nicht einen einzelnen Anhang.

14. Große PDFs erfassen. Kriterien: filename:pdf larger:5M. Aktion: ein Label namens Big PDFs setzen. Berichte und Scans, die Speicher fressen, bleiben im Blick.

15. Schwere Post zur Prüfung markieren. Kriterien: has:attachment larger:5M. Aktion: ein Label namens Review setzen. Öffnen Sie das Label einmal im Monat und räumen Sie, was Sie nicht mehr brauchen.

Wie erstelle ich einen Filter in Gmail?

Bauen Sie jedes Rezept oben in sechs Schritten.

1. Klicken Sie rechts in der Gmail-Suchleiste auf das Filter-Symbol.
2. Geben Sie Ihre Kriterien in die Felder ein, zum Beispiel has:attachment larger:10M.
3. Klicken Sie unten im Fenster auf Create filter.
4. Kreuzen Sie die gewünschten Aktionen an, etwa Apply the label oder Skip the Inbox.
5. Wählen oder erstellen Sie das Label, wenn Ihre Aktion eines braucht.
6. Klicken Sie erneut auf Create filter, um die Regel zu speichern.

So wenden Sie einen Filter auf vorhandene E-Mails an

Standardmäßig wirkt ein Filter nur auf neue Post. Um Post zu erfassen, die schon im Posteingang liegt, setzen Sie ein extra Häkchen.

1. Bauen Sie den Filter und erreichen Sie den Schritt mit den Aktionen.
2. Setzen Sie unten den Haken bei Also apply filter to matching conversations.
3. Klicken Sie auf Create filter.

Gmail führt die Regel dann über jede passende Konversation auf einmal aus. Nutzen Sie das, um einen Rückstau an Belegen mit einem Label zu versehen oder Monate alter Benachrichtigungen in einem Durchgang zu archivieren.

Eine Aktion ist ausgenommen. Ein Filter, der Post weiterleitet, gilt nur für neue Nachrichten, auch wenn Sie das Häkchen setzen. Gmail sendet Post, die Sie schon empfangen haben, nie erneut.

Filtern mit Operatoren: OR, Platzhalter und mehrere Adressen

Filter akzeptieren dieselben Operatoren wie die Gmail-Suche. Kombinieren Sie sie, um genau die Post zu treffen, die Sie meinen.

Zwei Hinweise zu Operatoren. Gmail hat keinen echten Platzhalter für Wortteile, daher funktioniert invoic* nicht — listen Sie die Varianten mit OR oder { }. Um mehrere Ihrer eigenen Adressen zu filtern, gruppieren Sie sie: to:(you@gmail.com OR you@work.com).

So bearbeiten, deaktivieren oder löschen Sie einen Filter

Verwalten Sie jeden Filter von einem Bildschirm aus.

1. Klicken Sie auf das Zahnrad und dann auf See all settings.
2. Öffnen Sie den Tab Filters and Blocked Addresses.
3. Finden Sie den Filter in der Liste.
4. Klicken Sie auf edit, um Kriterien oder Aktionen zu ändern, oder auf delete, um ihn zu entfernen.

Gmail hat keinen Pause-Schalter. Um einen Filter zu stoppen, ohne ihn zu verlieren, bearbeiten Sie den Filter und leeren Sie seine Aktionen, oder löschen Sie ihn und bauen Sie ihn später neu. Zu den Labels, die ein Filter angelegt hat, siehe, wie Sie Labels in Gmail löschen, ohne die Post darunter zu verlieren.

Was ein Filter has:attachment kann und nicht kann

Ein Filter has:attachment ist für eine Sache stark: Er sammelt anhangreiche Post unter einem Label, damit Sie sie finden. Dort endet seine Macht über Anhänge.

Ein Filter wirkt auf die ganze E-Mail. Er kann eine Nachricht mit einem Label versehen, mit einem Stern markieren, archivieren oder löschen. Er kann nicht hineingreifen und einen einzelnen Anhang entfernen, und er kann die Dateien nicht speichern oder herunterladen. Gmail hat keine Regel, die eine Datei von der E-Mail trennt, die sie trägt. Um die Anhänge zu speichern, nachdem Sie die Post mit einem Label versehen haben, nutzen Sie Save Bulk Gmail Attachments.

Nutzen Sie einen Filter also als Schritt eins. Versehen Sie Ihre schwere Post mit has:attachment larger:10M und handeln Sie dann über dieses Label:

• Um genau zu sehen, welche E-Mails Ihren Speicher fressen, finden Sie die großen Anhänge in Gmail und sortieren Sie nach Größe.
• Um den Platz zurückzuholen, löschen Sie diese E-Mails in Gmail im Stapel, nachdem Sie alles gespeichert haben, das sich zu behalten lohnt.
• Sitzt Ihr Konto schon an der Decke, führt der Leitfaden zum vollen Gmail-Speicher durch jeden Ort, an dem die Gigabyte stecken.

Der Filter sortiert. Eine getrennte Aufräumung gibt den Platz frei.

Halten Sie Ihre Filter in Form

Filter altern gut, aber Ihr Posteingang ändert sich. Prüfen Sie Ihre Liste alle paar Monate. Löschen Sie Regeln, die Sie nicht mehr brauchen, und ziehen Sie solche enger, die zu viel oder zu wenig treffen. Eine kurze Filterliste, der Sie vertrauen, schlägt eine lange, die Sie vergessen haben. Starten Sie mit zwei oder drei Rezepten oben, beobachten Sie sie eine Woche und fügen Sie dann mehr hinzu.