15 filtros do Gmail que organizam a caixa de entrada

Um filtro do Gmail é uma regra salva. Ele observa os e-mails que correspondem aos seus critérios e age — marca, arquiva, destaca ou exclui — automaticamente. Você já sabe que os filtros existem. Este guia pula a teoria e entrega 15 receitas prontas para colar hoje, e depois mostra como criar as suas.

Resposta rápida: Um filtro do Gmail é uma regra salva. Ele corresponde aos e-mails por critérios de busca e aplica uma ação como um marcador, arquivo, estrela ou exclusão. Clique no ícone de filtro na barra de busca, digite os critérios e clique em Create filter. Depois escolha a ação e salve. Marque “Also apply filter to matching conversations” para rodar a regra nos e-mails existentes.

A resposta em 30 segundos

Um filtro do Gmail tem duas partes: critérios de busca e uma ação automática. Abra o ícone de filtro na barra de busca. Digite os critérios. Clique em Create filter. Depois escolha uma ação — aplicar um marcador, pular a caixa de entrada, destacar ou excluir.

15 receitas de filtros do Gmail

Aqui estão 15 filtros que fazem trabalho de verdade. Cada um mostra os critérios exatos a digitar e a ação a definir. Copie os critérios na janela do filtro e escolha a ação correspondente.

Domar newsletters e promoções

O e-mail em massa é a maior fonte de ruído na caixa de entrada. Estes filtros o tiram do caminho antes que você o veja.

1. Marcar automaticamente uma newsletter. Critérios: list:news@example.com. Ação: aplicar um marcador chamado Newsletters e marcar Skip the Inbox. O operador list: aceita um endereço de lista, não um curinga — copie o endereço da linha List-Unsubscribe da newsletter ou do campo From e adicione um filtro por lista que você quer arquivar.

2. Silenciar um remetente insistente. Critérios: from:promo@retailer.com. Ação: aplicar um marcador e Skip the Inbox, ou Delete it se você nunca os abre. Troque pelo endereço que te inundam.

3. Silenciar a aba de promoções. Critérios: category:promotions. Ação: Skip the Inbox e Mark as read. E-mails de promoção ficam pesquisáveis, mas param de te cutucar com um contador em negrito.

Organizar recibos e pedidos

Registros de compra valem a pena guardar, mas entulham a caixa de entrada. Marque-os na chegada e encontre qualquer um em segundos.

4. Reunir recibos e faturas. Critérios: subject:(receipt OR invoice OR order OR payment). Ação: aplicar um marcador chamado Receipts. Cada registro de compra cai em um lugar só na hora do imposto.

5. Acompanhar atualizações de envio. Critérios: subject:(shipped OR tracking OR delivery OR dispatched). Ação: aplicar um marcador chamado Shipping. Siga cada encomenda sem caçar na caixa de entrada.

6. Agrupar reservas de viagem. Critérios: subject:(itinerary OR reservation OR booking OR boarding). Ação: aplicar um marcador chamado Travel e Star it. Voos e hotéis ficam juntos antes de uma viagem.

Priorizar as pessoas que importam

Alguns remetentes nunca podem passar despercebidos. Estes filtros os mantêm visíveis e fora do spam.

7. Destacar e-mails do seu chefe. Critérios: from:boss@company.com. Ação: Star it e Never send it to Spam. Remetentes importantes ficam visíveis e seguros.

8. Proteger remetentes-chave do spam. Critérios: from:accounts@yourbank.com. Ação: Never send it to Spam e aplicar um marcador. Alertas do banco nunca somem na pasta de spam.

9. Arquivar automaticamente notificações barulhentas. Critérios: from:(no-reply@ OR notifications@). Ação: Skip the Inbox e Mark as read. Alertas de apps ficam pesquisáveis, mas deixam a caixa de entrada quieta.

Encaminhar e-mail por alias e projeto

Filtros podem separar os e-mails por quem enviou ou por qual endereço recebeu. Use isso para separar os seus fluxos de trabalho.

10. Separar e-mails enviados a um alias com plus. Critérios: to:you+shopping@gmail.com. Ação: aplicar um marcador chamado Shopping. O Gmail entrega qualquer endereço com um +tag, então dê a cada cadastro o próprio alias e filtre.

11. Marcar um cliente ou projeto. Critérios: from:(@clientdomain.com). Ação: aplicar um marcador chamado Client. Cada mensagem de uma empresa fica sob um marcador.

12. Encaminhar um tipo específico de e-mail. Critérios: from:leads@yoursite.com. Ação: Forward it to um colega. Leads novos chegam à pessoa certa sozinhos. Adicione o endereço em Settings e confirme o link de verificação ou o código numérico primeiro. O Gmail esconde o endereço nas opções de filtro até a verificação terminar.

Reunir anexos pesados

Arquivos grandes enchem em silêncio os seus 15 GB de armazenamento. Marque-os primeiro e limpe-os de uma vez.

13. Marcar os seus maiores anexos. Critérios: has:attachment larger:10M. Ação: aplicar um marcador chamado Big attachments. Cada e-mail pesado se reúne sob um marcador, pronto para uma limpeza depois. Note que larger: mede a mensagem inteira, não um anexo só.

14. Pegar PDFs grandes. Critérios: filename:pdf larger:5M. Ação: aplicar um marcador chamado Big PDFs. Relatórios e digitalizações que comem armazenamento ficam à vista.

15. Sinalizar e-mails pesados para revisão. Critérios: has:attachment larger:5M. Ação: aplicar um marcador chamado Review. Abra o marcador uma vez por mês e limpe o que você não precisa mais.

Como crio um filtro no Gmail?

Monte qualquer receita acima em seis passos.

1. Clique no ícone de filtro à direita da barra de busca do Gmail.
2. Digite os critérios nos campos, por exemplo has:attachment larger:10M.
3. Clique em Create filter no fim da janela.
4. Marque as ações que você quer, como Apply the label ou Skip the Inbox.
5. Escolha ou crie o marcador se a ação precisar de um.
6. Clique em Create filter de novo para salvar a regra.

Como aplicar um filtro a e-mails existentes

Por padrão, um filtro age só nos e-mails novos. Para varrer os e-mails que já estão na caixa de entrada, marque uma caixa a mais.

1. Monte o filtro e chegue ao passo das ações.
2. Marque Also apply filter to matching conversations no fim.
3. Clique em Create filter.

O Gmail então roda a regra em cada conversa correspondente de uma vez. Use para marcar um atraso de recibos ou para arquivar meses de notificações antigas em uma passagem.

Uma ação fica de fora. Um filtro que encaminha e-mail vale só para mensagens novas, mesmo quando você marca a caixa. O Gmail nunca reenvia e-mail que você já recebeu.

Filtrar com operadores: OR, curingas e vários endereços

Filtros aceitam os mesmos operadores da busca do Gmail. Combine-os para corresponder exatamente aos e-mails que você quer.

Duas notas sobre operadores. O Gmail não tem curinga de verdade para palavras parciais, então invoic* não funciona — liste as variantes com OR ou { }. Para filtrar vários dos seus próprios endereços, agrupe-os: to:(you@gmail.com OR you@work.com).

Como editar, desativar ou excluir um filtro

Gerencie cada filtro em uma tela.

1. Clique no ícone de engrenagem e depois em See all settings.
2. Abra a aba Filters and Blocked Addresses.
3. Encontre o filtro na lista.
4. Clique em edit para mudar os critérios ou as ações, ou em delete para removê-lo.

O Gmail não tem um interruptor de pausa. Para parar um filtro sem perdê-lo, edite o filtro e limpe as ações, ou exclua e recrie depois. Para os marcadores que um filtro criou, veja como excluir marcadores no Gmail sem perder os e-mails por baixo.

O que um filtro has:attachment pode e não pode fazer

Um filtro has:attachment é poderoso para uma coisa: ele reúne os e-mails pesados de anexos sob um marcador para você encontrá-lo. É aí que o poder sobre anexos termina.

Um filtro age no e-mail inteiro. Ele pode marcar, destacar, arquivar ou excluir uma mensagem. Ele não alcança o interior para remover um anexo só, e não pode salvar nem baixar os arquivos. O Gmail não tem uma regra que separa um arquivo do e-mail que o carrega. Para salvar os anexos depois de marcar os e-mails, use o Save Bulk Gmail Attachments.

Então use um filtro como passo um. Marque os e-mails pesados com has:attachment larger:10M e depois aja nesse marcador:

• Para ver exatamente quais e-mails comem o seu armazenamento, encontre os anexos grandes no Gmail e ordene por tamanho.
• Para recuperar o espaço, exclua esses e-mails em massa no Gmail depois de salvar o que vale a pena guardar.
• Se a sua conta já está no teto, o guia de armazenamento do Gmail cheio percorre cada lugar em que os gigabytes se escondem.

O filtro faz a separação. Uma limpeza separada faz a liberação.

Mantenha os seus filtros funcionando

Filtros envelhecem bem, mas a sua caixa de entrada muda. Revise a lista a cada poucos meses. Exclua regras de que você não precisa mais e aperte as que pegam demais ou de menos. Uma lista curta de filtros em que você confia vence uma longa que você esqueceu. Comece com duas ou três receitas acima, observe-as por uma semana e depois adicione mais.